FATTURAZIONE ELETTRONICA E CONFORMITÀ


Molti Paesi hanno normative e criteri specifici che le aziende devono rispettare in caso di auditing sulle fatture. Ogni Paese ha le proprie normative relative la fatturazione elettronica alle quali le aziende e i propri clienti devono fare riferimento, e in caso di audit, un’azienda deve essere in grado di garantire l’integrità e l’autenticità di una fattura (i.e., dimostrare che è reale e non ha subito modifiche).


Con l’adozione della fatturazione elettronica da parte di numerosi governi e grossi enti, alcuni addirittura la esigono obbligatoriamente, le aziende devono inviare le fatture elettroniche se vogliono essere pagate. Inoltre, devono tenere in considerazione l’importanza delle normative e le penali ingenti da versare in caso di mancato adempimento.

Esker ha la soluzione e può aiutare un’azienda a rispettare le normative vigenti ed eliminare ciò che potrebbe compromettere la conformità. Le fatture elettroniche possono essere in qualunque formato (i.e., PDF, XML, EDIFACT, ANSI, UBL, ecc.) e comunicare con piattaforme di altri service provider e pubbliche amministrazioni. Grazie a Esker, le fatture elettroniche vengono gestite nel rispetto delle normative vigenti a livello internazionale (i.e., firma digitale, EDI, riconciliazione con ordini di vendita, tracciabilità e capacità di reporting per BCAT (business control audit trail), archiviazione digitale, ecc.).

Esker è qualificato UBL Ready, confermando la conformità delle sue soluzioni.

 



Conformità al 100% con le normative vigenti

Essere conformi a livello internazionale è fondamentale se si vuole gestire in modo adeguato la fatturazione elettronica. Grazie ai molteplici approcci al processo offerti da Esker per favorire l’adozione della fatturazione elettronica a norma, Esker è in grado di supportare qualunque tecnologia scelta da un’azienda:

 

Conformità via firma digitale

Grazie alla partnership con TrustWeaver, Esker applica firme digitali e marche temporali appropriate ed effettua le opportune verifiche in oltre 50 Paesi.

Conformità via
BCAT

Le funzionalità Esker di audit trail e reporting tengono traccia di tutti gli ordini clienti, dalla ricezione e registrazione alla distribuzione e archiviazione digitale.

Conformità via
EDI

Esker consente di formattare i dati nel formato appropriato e di scambiarli in modo sicuro attraverso qualunque mezzo di comunicazione (i.e., AS2, VPN, SFTP, ecc.) e garantisce l’interoperabilità con qualunque piattaforma.



La fatturazione elettronica verso la PA in Europa

 

La direttiva europea sulla fatturazione elettronica e gli appalti pubblici (2014/55/EU) conferisce ai paesi membri la possibilità di applicare la legislazione locale che richiede ai fornitori di inviare le fatture alle pubbliche amministrazioni in formato elettronico. L’obiettivo dell’Unione Europea è quello di rendere entro il 2020 il formato elettronico il metodo predominante di fatturazione.

Ogni Paese ha le proprie specifiche in termini di formato delle fatture elettroniche, campi obbligatori e piattaforme alle quali inviare le fatture elettroniche. In questo contesto in continua evoluzione, l’azienda può fare affidamento sull’expertise di Esker per poter inviare le proprie fatture elettroniche in conformità con tutte le normative.

Esker è in grado di gestire i numerosi formati utilizzati (i.e., PDF, UBL, Facturae in Spagna, Fattura-PA in Italia, ecc.), così come comunicare con le piattaforme di qualunque pubblica amministrazione per inviare le fatture elettroniche e garantire la visibilità dello status delle fatture.

A partire dal 30 Marzo 2015, tutte le fatture inviate alla pubblica amministrazione devono essere in formato elettronico. Esker consente di avere le fatture nel formato conforme (Fattura-PA), firme digitali con i certificati appropriati e consente di inviare le fatture stesse alla piattaforma della PA Italiana (Sistema di Interscambio /SDI) oltre a garantire la visibilità sullo status delle stesse. Inoltre, i partner Esker insieme ai provider locali offrono l’invio delle fatture via posta certificata (PEC) e l’archiviazione digitale conforme di tutti i vostri documenti.

 



Perché Esker?

 



Come Funziona la Soluzione di Automatizzazione delle Fatture Clienti


 



Archiviazione delle fatture elettroniche

La conformità alle normative va oltre la gestione delle fatture e comprende anche la conservazione delle stesse. Tutte le fatture elettroniche devono essere archiviate in formato elettronico — sia fatture clienti che fatture fornitori — in ambienti separati e sicuri. Tutti i documenti richiesti da un auditor devono essere consultabili e verificabili fino alla fine del periodo obbligatorio di archiviazione e devono essere resi disponibili il più velocemente possibile.

Completamente conforme alla Direttiva EU e ad altre normative vigenti come la Sarbanes-Oxley, la soluzione Esker per l’archiviazione digitale garantisce riservatezza, controllo e disponibilità di tutte le fatture attraverso un’infrastruttura sicura e un portale web. Le fatture possono essere recuperate con facilità grazie al motore di ricerca potente e multi-criteria, il login sicuro, i diversi livelli di autorizzazione e la gestione dei profili consentono di tenere sotto controllo gli accessi.